Vadí - nevadí: Poštovní databáze v Lotus Notes
2.02.2007
Lotus Notes
Poštovní databáze je těžištěm celé groupwarové platformy IBM Lotus Notes/Domino. A proto se v prvním díle seriálu hry na vadí – nevadí zaměřím na ni.
Když se řekne Lotus Notes, většina uživatelů, v různé fázi postižení touto platformou, si řekne E-mail. O něco menší část uživatelů neochotně připustí slovo Groupware a jen malé procento z nich rozhodně prohlásí Middleware. Takže kdo má pravdu? Všichni mají pravdu, jen ti první dva nevidí dál, za své uživatelské know-how.
E-mail je jedna z mnoha možností, jak lze Lotus Notes využít. Zároveň je to ta nejčastější možnost. Znám samozřejmě i firmy, které jedou poštu na Microsoft Exchange serveru, jako klienta používají Outlook a Notesy mají jen jako aplikační prostředí. To mi přijde zvrácené. Když budu mít firmu, která používá Lotus Notes pro aplikace, nemá cenu vyhazovat peníze za jinou platformu jen kvůli e-mailu.
Vrhněme se však na rozbor. Co nám na e-mailu vadí.
E-mail je pomalý
Lotus Notes v základu nabízejí několik databázových šablon, určených pro firemní účely: E-mail, osobní adresář, osobní žurnál, Teamroom, diskuzní fórum, knihovny dokumentů, a pár dalších. Tuto množinu lze libovolně rozšířit o další aplikace a ty stávající lze zároveň libovolně upravovat. Tato rozšiřitelnost je dána jednou skutečností. E-mail, stejně jako všechny další databáze v Lotus Notes, je pouze nadstavbou této platformy. To znamená, že není součástí jádra Lotus Notes, které je převážně napsáno v programovacím jazyce C. Je vytvořen nástroji pro tvorbu databází na této platformě, což znamená hlavně Lotus Script. LS je interpretovaný skriptovací jazyk, což se odráží na jeho rychlosti. Aby byl e-mail alespoň trochu použitelný, je potřeba spousta funkcionality, což v případě LN znaméná tisíce řádků skriptu.
Výhodou tohoto řešení je snadná rozšiřitelnost poštovní databáze, což umožňuje napojení na další informační systémy, jako třeba CRM apod. Nepružnost je cenou za rozšiřitelnost, kterou je nutno zaplatit.
Druhým důvodem, proč je e-mail pomalý jsou indexy pohledů. Jedním z hlavních prvků databáze v Lotus Notes je pohled, který zobrazuje dokumenty. Ano dokumenty, protože databáze v Lotus Notes je dokumentová databáze, nokoliv relační databáze. Dokument je svým způsobem zapouzdřený objekt, který má své specifické vlastnosti. Na rozdíl od tabulkových dat, která obsahují pouze množinu, danou vývojářem a mohou být distribuována v libovolných podmnožinách, dokument obsahuje navíc spoustu systémových informací a lze ho distribuovat pouze jako celek. V pohledech jsou dokumenty zobrazovány na základě takzvané select formule v sloupcích, podobně jako tabulková data. Kvůli rychlosti zobrazování má každý pohled svůj index, který má několik možností nastavení. V dynamických pohledech, jako je třeba Inbox poštovní databáze se index nastavuje tak, aby se přepočítal pokaždé, když je pohled v daném sezení poprvé použit. Pokud se tedy v pohledu nachází mnoho zpráv, tak může první otevření poštovní databáze chvíli trvat.
Třetím důvodem je možné zatížení serveru a pomalý trafic. Pokud je server zatížen, může se práce s poštou také docela protáhnout, protože je potřeba si uvědomit, že data jsou uložena na serveru, takže uživatel při otevření databáze na server přistupuje a data pokaždé znovu stahuje. Řešením tohoto problému je vytvoření lokální repliky poštovní databáze, nastavení pravidelné replikace na pozadí a pak přistupovat k této replice.
Pokud tedy vidíte známý blikající blesk v levém dolním rohu klienta, znamená to, že se pravděpodobně zpracovává nějaký dlouhý skript, tahají se data, nebo se obnovuje index.
E-mail není uživatelsky příjemný
Souhlasím. To není. Není na to stavěný. Vlastně celá platforma na to není stavěná. GUI, které známe z MS Outlook v Lotus Notes nenajdeme. Nelze přetahovat text myší, nelze očekávat dynamické scrollbary, nelze očekávat nějaké výrazné klávesové zkratky, nebo dokonce gesta myší. V nedávné době, v Lotus Notes základní verze 5, ani nefungovalo kolečko myši, protože jádro té verze vzniklo ještě předtím, než se začala kolečka používat. Ale i dnes lze vidět několik záseků v používání kolečka myši. Znalí uživatelé si jistě dávno všimli, že skrolování kolečkem směrem nahoru skroluje stránku výrazně pomaleji, než směrem dolů, což v tomto případě činí použitelnost kolečka minimálně diskutabilní.
Dále lze narazit na spoustu podivností, které ve srovnání s jinými poštovními klienty vyvolávají údiv.
Například třídění sloupců. Když si prohlédnu, jak třídí třeba The Bat!, vidím, že implicitně třídí podle data přijetí, a to sestupně. Tedy tak, aby první nahoře byly nové e-maily. Zároveň při kliknutí na libovolný sloupec se objeví šipka nahoru, která indikuje, že složka je aktuálně setříděna podle tohoto sloupce, a to vzestupně. Při druhém kliknutí na téže sloupec se složka setřídí podle tohoto sloupce sestupně.
Zatímco v Lotus Notes je Inbox implicitně setříděn podle data příchodu, avšak vzestupně, tedy nové se řadí nakonec. Uživatelské třídění je podpořeno jen možností setřídit pouze některé sloupce a pouze v jednom směru a navíc jsou šipky zobrazeny stále, přičemž setříděný sloupec se projeví vybarvením té šipky. Inbox lze samořejmě upravit tak, aby třídil jinak, ale to neznamená, že noví uživatelé nebudou z této netrediční funkcionality frustrováni, obzvláště, když jsou zvyklí na něco úplně jiného. Kromě toho, omezené možnosti třídění jsou tu jen z jednoho jediného důvodu, a to je zase rychlost indexování pohledu. Čím více možností uživatelského třídění, tím větší a pomalejší index.
Nebo třeba POP a POP3 účty. Kdo by čekal, že nastavení účtů najde v poštovní databázi, ukrutně by se zmýlil. Je potřeba jít do databáze Osobní adresář, rozbalit v navigaci složku Advanced (česky nevím) a tam jsou skryty profily Accounts (Účty), kde si může teprve POPku nastavit. A pokud by čekal, že si na tyto e-maily nastaví pravidla, opět by byl ukrutně zklamán. Pravidla, neboli Rules zpracovávají pouze poštu, která přišla přes hlavní poštovní bránu.
Nelze ani vytvořit samostatné menu pro jiné účty, jak to známe z klienta The Bat!. Můžeme vytvořit pouze složky a podsložky.
Dost frustrující pro spoustu uživatelů musí být třeba i archivace, pokud je na serveru nastavena. Takový uživatel hledá nějaký e-mail a nenachází, protože e-mail je třeba starší, než 3 měsíce a byl přesunut do archivu. Je potřeba archiv otevřít a hledat tam. Hledání přes více databází implicitně nefunguje, musí se speciálně nastavit a pak se zase hledá odjinud.
Obzvláště některé špeky jsou překvapivé. Co se třeba stane, když chcete označenou zprávu vyjmout pomocí příkazu Cut? The Bat! neudělá v první chvíli nic, jen zkopíruje zprávu do schránky a v případě vložení se zeptá na cílový adresář. Až pak zprávu přesune. Lotus Notes zprávu zkopírují do schránky a smažou ji, což v případě nastavení databáze na soft delete znamená přesun do koše a v případě vložení vloží kopii zprávy do aktivní složky, takže v databázi se nacházejí dvě stejné zprávy. Což je sice také logické, protože příkaz Cut nedělá systémově nic jiného, než že označený záznam zkopíruje do schránky a originál smaže, avšak z uživatelského hlediska je to trochu matoucí.
Nakonec bych zmínil označování více dokumentů. Oproti webovému rozhraní, kde převážně vládne checkbox a maximálně volba "Označit vše", je rozhraní Lotus Notes více než pokročilé. Více dokumentů lze označit prostým tažením myši v úplně levém slopuci pohledu se stisknutým levým tlačítkem směrem dolů, nebo nahoru. Všechny dokumenty lze označit klávesovou zkratkou CTRL+A. Ovšem tím to končí. Když chci označit skutečně velkou hromadu dokumentů, která je ovšem menší, než počet všech dokumentů v pohledu, musím táhnout myší, jako kretén, třeba půl minuty. Zapomeňte na kombinaci SHIFT+levé tlačítko myši. To vždy označí pouze jeden dokument a nikoliv tedy všechny dokumenty, které se nacházejí mezi označenými krajními, jak je tomu normálně. Tady lze jen doporučit označovat dokumenty směrem zezdola nahoru a krátce přitom pohybovat myší střídavě vlevo a vpravo. To selekci výrazně urychlí.
A takhle bych mohl pokračovat ještě dlouho.
Co s tím?
Je potřeba se s tím smířit a najít si tu nejlepší střední cestu, jak poštu v Lotus Notes používat. Mně osobně to nikdy nevadilo, protože se v poště pohybuji málo. Těch zhruba deset účtů, které mám jinde prohlížím cca jednou denně přes webové rozhraní. A na "fíčury" pošty v Lotus Notes se dá zvyknout. Ovládat se dá. Blbě, ale dá. Klávesové zkratky jsou kupříkladu dostupné přes ALT. Standardní menu klienta Lotus Notes je dostupné přes klávesové zkratky ALT+vybrané písmeno, jako v jiných aplikacích a databázový tlačítkový pruh je dostupný přes Alt+číslo, které se po stisknutí altu u toho konkrétního tlačítka rozsvítí.
Klávesové zkratky pro akce Home, End, nebo CTRL+HOME, CTRL+END fungují stejně jako všude jinde. Když stisknete v dokumentu otevřeném v read modu ENTER, přejdete tak na další dokument v pořadí a klávesou BACKSPACE se přesunete zase o dokument zpět (bráno podle pořadí v aktivním pohledu).
Bohužel zase klávesou TAB třeba takový dokument, ne zcela logicky, zavřete, protože touto klávesou se přechází na další nepřečtený dokument (SHIFT+TAB = předchozí nepřečtený) a když žádný další nepřečtený v pohledu není, prostě se dokument zavře. Normálně se dokument zavírá klávesou ESC, či zkratkou CTRL+W, což už logiku má. Pozor však na CTRL+Q. To zavírá celého klienta. Klávesa F5 zcela nelogicky klenta zamkne, zatímco očekávaný refresh se nachází na klávese F9. Klávesou F6 lze přehodit focus mezi jednotlivými framy aplikace. Pokud vás tedy trápí, že se nemůžete na klávesnici pohybovat celou aplikací, protože navigace je v jiném framu, než pohled a pohled má momentálně focus, tak použijte F6. Pokud je však takto označen takzvaný embedded (neboli vložený) prvek je nutno ho nejprve aktivovat pomocí klávesy SPACE. Označený embedded prvek se pozná podle toho, že je zvýrazněn černým ohraničením.
Označený vložený pohled
Neoznačený vložený pohled
Pomocí šipek, kláves TAB, SHIFT+TAB, F6, SPACE, ENTER a BACKSPACE se lze po databázi v Lotus Notes libovolně pohybovat. Sice krkolomě, ale jde to.
Proč to tedy někdo vlastně používá?
Platforma IBM Lotus Notes/Domino se vyznačuje vysokou bezpečností a stabilitou serverového prostředí. Pokud je administrátor správně vyškolen a není prase, Domino běží spoustu let bez sebemenšího zaškobrtnutí a všechno funguje, jak má. A jak jsem řekl na začátku, E-mail je součástí této platformy. Je tedy také bezpečný a navíc nemá cenu investovat do další platformy jen kvůli poště, když to LN umí také. A můj názor je ten, že kdybych měl firmu, kde jsou nasazeny Lotus Notes, tak by pro mě byla bezpečnost a stabilita systému prioritní a stesky uživatelů na mizernou ergonomii až na druhém místě.
Zlepší se to?
To je otázka. Základní verze 7 má téměř shodné jádro s verzí 6, výraznější změny se očekávají až s verzí 8 (Hannover), kde má být na výběr mezi klientem céčkovým, jako doposud, avšak s kompletně přepracovaným jádrem, a klientem napsaným v jazyce v Java, který by měl být postaven na IDE Eclipse. Jak to bude fungovat se lze jen dohadovat, ale v případě klienta v Javě lze téměř stoprocentně očekávat neskutečně pomalý start klienta, což je už dnes vidět na IM Sametime 7.5, který je také postaven na Eclipse. Jak budou notesy osmičky vypadat si lze udělat představu z tohoto dema. Další informace zde.
Komentáře
? (Jiří Bureš - WWW, 02.02.2007, 22:18:40)
Díky za článek, který mi pripomenul pár nedostatků LN a některé nové mi prozradil. Pěkný článek.
(Lokutus - WWW, 03.02.2007, 09:23:38)
A bude pokračování. :-)
(Roj, 03.02.2007, 15:25:09)
Ja mam v Seamonkey taky novou postu dole a naprosto mi to vyhovuje. Podminka pouzitelnosti je, ze pri otevreni vidim hned ty zpravy dole, nikoli nahore.
(Lokutus - WWW, 03.02.2007, 22:54:46)
Lotus Notes zobrazují také nepřečtené, jako první, ale já mám beztak raději řazení od těch novějších shora. Přijde mi to přehlednější.
(lubm, 01.08.2007, 13:32:37)
No, mně to řazení od nejstarších k novějším přijde lepší. Když si nepřečtenou poštu procházím, tak buď zprávu mažu pomocí DEL nebo zavírám a přesouvám se na další ENTER. Takhle jedu od nejstarších nepřečtenýcj k nejnovějším.